¿Qué es un SGA?

Un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) o Warehouse Management System (WSM) en inglés, es un software diseñado para automatizar y optimizar todos aquellos movimientos, procesos u operaciones que se dan en un almacén, centralizando toda la información en un único lugar.

De esta manera, permite coordinar, controlar y administrar con eficacia los procesos logísticos de una empresa, así como el material almacenado, el flujo de máquinas e, incluso, a los operarios a través de la utilización de terminales de radiofrecuencia u otras tecnologías.

Para ello, el SGA dispone de una base de datos con un registro sobre cada uno de los movimientos físicos que se realizan en el almacén y, a partir de aquí, recibe información, la procesa y la devuelve a partir de una serie de outputs que, a modo de instrucciones en tiempo real, guía de forma sencilla e intuitiva al personal del área de logística por toda la cadena de suministro o Supply Chain para facilitarle la toma de decisiones. 

¿Qué tipos de SGA existen?

Existen dos tipos de software, los cuales detallamos a continuación.

• SGA independiente. Es el tipo más básico de Sistema de Gestión de Almacenes y consiste en un software autónomo con una base de datos propia, lo que supone un control total del stock y del inventario. Este tipo de SGA se utiliza únicamente para las funciones de gestión del almacén y es una buena solución para las PYMES.
  
  
• SGA integrado. Consiste en un Sistema de Gestión de Almacenes conectado a otro sistema tecnológico como un ERP o CRM, lo cual permite disponer de un sistema centralizado para todos los aspectos de la empresa y evitar la información duplicada. 

¿Qué funciones cubre un SGA?

Las funciones que permite realizar el sistema SGA son muy variadas, ayudando a tu empresa en diversas secciones, entre las que se encuentran:

1. Recepción de mercancías

El SGA comienza a funcionar cuando un cliente quiere almacenar sus productos en un almacén que trabaja con esta tecnología. En este punto, el cliente introduce los datos de la mercancía en el SGA y genera unas etiquetas, que coloca en los productos.

Cuando un camión o furgoneta de transporte llega al almacén con la mercancía etiquetada, el personal de logística lo descarga.

Hay tres formas de recibir la mercancía:  

1. Artículos sin paletizar.
2. Artículos paletizados.
3. Devoluciones. (Lo desarrollaremos en el punto 8)

Si los artículos se reciben sin paletizar, se consolidan en los contenedores adecuados y se registran sus características mediante el escaneo de las etiquetas. Asimismo, si están paletizados en contenedores, las etiquetas se escanean directamente.

El escaneo de las etiquetas permite que el SGA dé de alta el tipo de producto y la cantidad recibida en el inventario y verifique que la mercancía recepcionada es la correcta. Esto es posible gracias a una captura de los datos logísticos de la mercancía recibida, donde se incluye información sobre el lote al cual pertenece la carga, el número de serie, la fecha de caducidad, el peso, la temperatura y otros datos que servirán para generar las etiquetas de código de barras. Gracias a ello, todos los procesos y operativas que se lleven a cabo dentro del almacén se validarán mediante la lectura de estos códigos, lo que elimina los posibles errores y confusiones que se puedan generar en la manipulación de la mercancía.

La captura de estos datos en el momento de realizar el proceso de recepción proporciona al stock una trazabilidad, lo cual permite conocer a posteriori qué mercancía se ha servido exactamente a cada cliente en concreto.

2. Verificación

Antes de ubicar los pedidos en el almacén, se debe llevar a cabo un control de calidad con el fin de comprobar que lo que se esperaba, es lo que se ha recibido.

De esta manera, se realiza un proceso de verificación estándar que incluye la verificación de la cantidad recibida, la descripción de los bienes, el código del producto y el estado de la carga o, incluso, puede ser necesaria una verificación más avanzada que implique comprobar el peso, las dimensiones, la temperatura, el número de lote y el código de serie de la carga.

3. Ubicación

Una vez que se haya recibido y etiquetado la mercancía, se ubicará en el almacén.

El SGA tiene en cuenta la gestión de ubicación mediante reglas y estrategias, así como la reposición y el cross-docking con el fin de distribuir los productos, permitiendo un proceso de almacenamiento optimizado y una utilización máxima del espacio.

• La gestión de la ubicación mediante reglas y estrategias tiene en cuenta ciertos parámetros, cómo el tamaño y volumen, la temperatura, la familia de producto, la rotación (A, B o C) o incluso la peligrosidad o incompatibilidad con otras mercancías.
  
  
• El cross-docking tiene en cuenta que la mercancía que se recibe se expide sin ningún tipo de almacenaje intermedio, minimizando el tiempo de estancia en el almacén. Por ese motivo, es necesario ubicarla directamente en el área de picking, para evitar que tenga que ser almacenada y luego recuperada.
  
  
• La reposición y consolidación permite reponer el stock de productos que quedan pocos o se han agotado, ubicándolos en el mismo lugar en el que estaban.

Por otro lado, el SGA debería ser capaz de administrar la apilabilidad de la mercancía para optimizar la organización de los bultos al seguir unos parámetros determinados, por ejemplo, indicando que sobre algún bulto consistente debe ponerse uno más frágil y nunca al revés.

4. Picking

En esta fase, hay que llevar a cabo la preparación del pedido. El SGA informa del pedido recibido, así como de sus características, tales como tipología, unidades y ubicación en el almacén. Además, asigna los profesionales encargados de realizar la preparación de los pedidos, así como la definición de las tareas y los recursos a dedicar.

De esta forma, la empresa tiene un control total sobre la ejecución de los encargos y de quienes son los responsables de ellos.

Por otro lado, en esta fase es importante controlar la calidad para evitar el surgimiento de cualquier error, como, por ejemplo, realizar un envío a un cliente que no lo haya solicitado.

5. Packing

El empaquetado o embalaje es el proceso dentro del almacén que consolida los artículos recogidos en una orden de venta y los prepara para su envío al cliente.

Una de las tareas principales en esta fase es garantizar que los daños se minimicen desde el momento en que los artículos salen del almacén. Además, el embalaje debe ser lo suficientemente ligero para no aumentar el peso de la mercancía y lo suficientemente económico para controlar los costes de embalaje.

El SGA guía al personal en la ejecución de estas tareas, determinando automáticamente el tipo y la cantidad de material de embalaje que es necesario para mantener el pedido seguro y los costes bajos.

6. Expedición

Por último, se realiza la salida de mercancía.

El SGA controla la asignación de los muelles de expedición y el proceso de carga de la mercancía en los vehículos, evitando así errores de envío, ganando efectividad y tiempo.

Por otro lado, realiza la gestión de las rutas logísticas de reparto y la generación de la documentación de salida que debe facilitarse al transportista.

En esta fase hay que tener en cuenta la agrupación de pedidos o la asignación de estos, así como la organización propia del envío. Se debe identificar cuáles de ellos podrán viajar juntos, el destino al que se dirigirá el paquete de pedidos agrupados.

Además, el SGA también puede indicar y definir los recorridos del personal que se encarga de las tareas implicadas en la salida, lo cual permite que el paquete salga de las instalaciones con la mayor brevedad posible, un punto positivo desde el punto de vista de fidelización del cliente, así como desde el punto de vista espacial y logístico.

7. Control de stock

El SGA permite disponer de un exhaustivo control del stock, ya que es su funcionalidad principal, con el fin de controlar roturas de stock y para evitar una sobre acumulación de producto.  

Esto es posible, gracias a la auditoria de inventario que permite conocer las existencias disponibles en tiempo real.

De esta manera, el propio cliente puede consultar el stock y ver la disponibilidad de cada producto para saber si tiene que enviar al almacén más unidades o si puede realizar una venta determinada, así como realizar órdenes de pedido de manera automática para reposiciones antes de que se lleguen al nivel mínimo establecido, ya que muchos sistemas permiten generar alarmas de stock mínimo o máximo. Además, puede, si es necesario, modificar la información sobre las cuarentenas, pérdidas, bloqueos, reservas y otros datos similares.

Por otro lado, el SGA permite, en función de los movimientos realizados durante un período en concreto, determinar cuál es la rotación ideal de un artículo para optimizar la gestión del almacén.

Además, al registrar una salida, el stock se actualiza, reduciendo las existencias de los productos concretos y, por lo tanto, el inventario de cada ubicación.  

Los SGA más sofisticados ofrecen la posibilidad de gestionar el stock junto a las entradas y a las salidas como un único proceso. Por ejemplo, si entran siete unidades y salen tres, el SGA automáticamente podrá actualizar la cantidad de stock con la cantidad previa más cuatro.

8. Devoluciones

Las devoluciones deben ser tratadas de forma diferente porque se deben bloquear, puesto que primeramente deben pasar por un control de calidad o se deben revisar para encontrar la causa de dicha devolución y después deben ser ubicadas dentro del almacén en zonas específicas para este tipo de productos.

9. Otras

Aparte del proceso habitual de logística, el SGA cubre muchas otras funciones dentro del almacén.

Auditoria de inventario: El SGA hace un seguimiento de los datos de inventario a través de lectores de código de barras y etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID), actualizando automáticamente la información. Es posible realizar inventarios globales de todo el almacén o específicos de un artículo, una ubicación o una zona en concreto. Además, ayuda a garantizar que los productos puedan localizarse fácilmente cuando sea necesario moverlos. Esta función puede programarse para que se realice en el momento que se considere oportuno.

Mapeado del almacén: El SGA permite visualizar el mapa del almacén, mostrando una representación gráfica donde se detalla la ubicación exacta de la mercancía, así como la cantidad de material almacenado.  

Movimientos: El SGA permite realizar una trazabilidad de los productos en el almacén y consultar los movimientos de cada artículo en un rango de fechas concreto. De esta manera, es posible controlar de forma segura y automatizada los movimientos de un producto o lote en cada una de sus etapas, asegurando su calidad, caducidad y seguridad.

Reubicaciones: Existen varios motivos por los cuales la mercancía almacenada se debe trasladar a una nueva ubicación. Con el SGA, se selecciona la mercancía que se va a reubicar y se lleva a la ubicación de destino que también está registrada en el sistema, y así queda bien contabilizada la reubicación.

Integraciones: Además de la integración con un ERP, lo cual supone disponer de una información mucho más específica y detallada, el SGA puede integrarse con otros sistemas, como plataformas de contabilidad, dispositivos de control de inventario, identificación por radiofrecuencia (RFID), tecnologías de códigos de barras, back-office, módulos de entrada de pedidos u órdenes de compra. Esto permite tener la información actualizada en tiempo real y además proporcionar información a los clientes de la trazabilidad de sus pedidos.

Informes: El SGA permite establecer indicadores de rendimiento (KPI) con el fin de determinar si se están alcanzando los objetivos fijados y controlar cuánto tiempo tarda un proceso en completarse. Además, permite tener siempre el almacén optimizado y disponer de datos reales para la toma de decisiones. El SGA incluye herramientas de análisis propias, como, por ejemplo, el cuadro de mando de almacén en tiempo real, con el que se pueden controlar todas las tareas pendientes del almacén desde una única opción: recepciones sin procesar y pendientes de ubicar, faltas de proveedor, salidas pendientes de preparación, parcialmente servidas y en preparación, expediciones pendientes, órdenes de almacén pendientes de asignar y pendientes de procesar, incidencias pendientes e inventarios a realizar.

Gestión de la mano de obra: El SGA permite asignar la cantidad correcta de personal para hacer coincidir la demanda de carga de trabajo con la oferta de mano de obra, así como supervisar su rendimiento. Además, los empleados pueden fichar a la entrada y a la salida mediante códigos QR o códigos PIN que registran cuándo entran y salen del lugar de trabajo, con el fin de que estos puedan hacer un seguimiento de sus horas, del tiempo libre pagado y de las horas extraordinarias.

Robótica e IA: Algunos modernos almacenes usan robots para el trasporte eficiente y rápido de paquetes, pudiendo manipular cargas de trabajo más pesadas y sustituyendo a los humanos. En esos casos, la IA que opera sobre estas máquinas debe estar entrelazada con el software SGA para que todo funcione de forma correcta.

Multiorganización: Además de todo lo anterior que se puede considerar como esencial en cualquier SGA, existen algunos que permiten realizar la gestión de multialmacén, es decir, gestionar varios almacenes de forma centralizada, lo cual permite mejorar los traspasos de mercancía entre instalaciones o localizar un producto dentro de la red de almacenes existentes para entregarlo desde donde existe stock, así como la posibilidad de administrar varias organizaciones o empresas pertenecientes a un grupo de una forma unificada. 

¿Qué ventajas aporta un SGA?

• Reducción de los costes operativos, de inventario y de explotación, además de un ahorro de costes humanos y de almacenamiento. En general, permite reducir los costes causados por fallos en la gestión de los productos y en la cadena de suministro.
  
  
• Automatización de tareas.
  
  
• Optimización de todo el proceso de logística, tales como las operaciones de entrada y salida, ubicación (espacios de almacenaje) y distribución de la mercancía, picking o gestión del inventario, así como las operaciones del personal.
  
  
• Ahorro de tiempo en las actividades manuales, lo cual permite mayor agilidad en los desplazamientos y la gestión de pedidos.
  
  
• Mayor rapidez de los procedimientos, lo cual implica una mayor productividad y rendimiento.
  
  
• Menor estrés y aumento de la moral de los empleados.
  
  
• Mejora de la eficiencia y la rentabilidad.
  
  
• Reducción de los desplazamientos internos.
  
  
• Reducción de los errores humanos y de coordinación.
  
  
• Mayor satisfacción de los clientes y calidad del servicio, lo cual incrementa la confianza y fiabilidad de estos.
  
  
• Control de los flujos de trabajo y trazabilidad y visibilidad de todo el inventario de manera transparente y real, lo que supone a su vez un control total del stock.
  
  
• Unificación de los procesos desde una misma plataforma.
  
  
• Mejora de la seguridad a través del uso de credenciales de acceso personalizadas.

¿Cómo un SGA puede mejorar la logística de tu almacén?

Un Sistema de Gestión de Almacenes es clave para el área logística de cualquier empresa, ya que permite llevar a cabo una planificación y gestión más óptima y centralizada, lo cual supone una mayor seguridad para tomar decisiones.

A la hora automatizar el funcionamiento de tu almacén, es importante contar con una solución SGA que sea capaz de cubrir todas las necesidades mencionadas anteriormente.

En Oxperta Express, ofrecemos, con nuestro servicio Oxperta Logistics, una solución de capaz de integrarse con tu empresa, dando como resultado una gestión centralizada del almacén, desde una única perspectiva.